北上みらい設備地域の設備工事会社・業務改善事例完全な架空企業

北上の架空企業で見る、仕事の整理

同じこと、
何回入力していますか？

電話で受けた内容を紙に書く。Excelへ入力する。LINEで現場へ伝える。作業が終わったらWordで報告書を作る。月末には、また別のExcelへ入力する。

そんな仕事の流れを、北上の架空の設備工事会社を例に、一緒に整理してみます。

新しいシステムやAIを入れることが目的ではありません。まず「今の仕事がどう流れているのか」を見るところから始めます。
仕事を改善する順番 01—06
01今の仕事を見る
02困っていることを整理
03仕事のルールを揃える
04不要な手作業を減らす
05合う方法を選ぶ
06試す・教える・見直す
会社の状況COMPANY

仕事は増えている。でも、管理方法は昔のまま。

北上みらい設備株式会社

北上市・花巻市周辺で、給排水、空調、設備工事を行う従業員18名の地域の設備工事会社です。仕事は順調に増えています。

一方で、受付、現場への連絡、報告書、売上管理などの方法は、仕事が少なかった頃から大きく変わっていません。

会計ソフトや見積関連のシステムは導入済み。PCやネットワークも、昔から付き合いのある業者へお願いしています。

「システム関係は昔からお願いしている会社があるから、そこを変えるつもりはないよ。」— 経営者の言葉（架空）
業種
建設・設備工事業
所在地
岩手県北上市
従業員
18名（事務3名）
営業地域
北上市・花巻市周辺
導入済み
会計・見積関連のシステム

今あるものを活かす改善

今お願いしているシステム会社を、
変える必要はありません。

今使っているシステムや、長年付き合っている業者さんを無理に変更する必要はありません。既存システムはそのまま使いながら、紙、Excel、LINE、Word、手作業として残っている部分だけを整理できる場合もあります。

「全部入れ替える」のではなく、今あるものを活かして改善します。
改善前BEFORE

一つ一つは普通の作業。
つなげて見ると、無駄が見えてくる。

一つの仕事を終わらせるまでに、同じ内容を何度も書いたり入力したりしています。

01電話・メール・Web
02紙にメモ
03Excelへ転記
04電話・LINE
05現場作業
06Wordで報告書
07別Excelへ再入力
08月次手集計

情報は流れています。でも、仕事ごとの情報が一つにつながっていません。

困っていることを整理するCHECK

どこが大変なのか見てみる

項目をクリックすると、日々の仕事への影響を確認できます。

困りごと 1/6

二重・三重入力

紙に書いた受付内容を、案件台帳、報告書、売上表へ繰り返し入力しています。

仕事への影響入力ミスが起きやすく、事務作業の時間が増える

本当の原因 ROOT CAUSE

Excelが問題なのではありません。

本当の原因業務フローとデータ管理方法が
標準化されていない

Excelが悪いわけではありません。紙が悪いわけでもありません。問題は、誰が・いつ・何を・どこへ記録するかが会社の中で揃っていないことです。人によってやり方が違うため、同じ情報を何度も入力したり、確認したりする仕事が増えています。

どう改善するかAPPROACH

新しいものを入れる前に、仕事を整える

最初から新しいシステムを選ぶのではなく、今の会社に合う順番で考えます。

01

まず仕事のルールを揃える

入力項目、保存場所、担当、確認方法を決めます。新しいものを入れる前の大切な作業です。

02

Excelで十分ならExcelを整理する

テーブル、関数、集計機能で改善できる場合は、新しいシステムを入れません。

03

今あるシステムはそのまま使う

会計、見積など、問題なく動いている部分は変更せず、そのまま活かします。

04

既存のクラウドサービスを利用する

予定共有など、すでに使いやすいサービスがある場合は、新しく作りません。

05

AIが役立つところだけ使う

現場メモから報告書の下書きを作るなど、時間のかかる部分だけを手伝わせます。

06

足りない部分だけ、小さく試す

専用機能が必要でも、最初から大きく作らず、必要な部分だけ試します。

07

専門性が必要なら専門企業と連携する

高度な開発、ネットワーク、セキュリティ、品質保証は、専門企業との連携を検討します。

改善後を触ってみるDEMO

ひとつの案件台帳を、みんなで見る

検索と絞り込みを操作できます。実在サービスや顧客データには接続していません。

この画面そのものを販売するわけではありません。

仕事を整理した後の状態をイメージするためのデモです。実際には、Excelで十分な場合、今使っているシステムを活かす場合、既存のクラウドサービスを使う場合もあります。会社ごとに、一番無理のない方法を選びます。

案件管理2026年8月・架空データ
案件番号受付日顧客名問い合わせ内容担当状態予定日売上
KM-2608018/1A商店空調が冷えない佐藤完了8/2¥88,000
KM-2608028/2北上物流給水管の漏れ高橋完了8/3¥132,000
KM-2608038/4C美容室換気扇の異音伊藤見積中8/8—
KM-2608048/5花巻食品空調定期点検佐藤作業予定8/22—
KM-2608058/7E工務店排水の詰まり高橋完了8/7¥44,000
KM-2608068/9F医院室外機の異常音伊藤作業中8/20—
KM-2608078/10G酒店蛇口交換高橋受付8/25—
KM-2608088/12H製作所工場空調の更新相談佐藤見積中8/26—
KM-2608098/15I旅館給湯設備点検伊藤完了8/16¥176,000
KM-2608108/18J事務所エアコン水漏れ佐藤作業予定8/21—
KM-2608118/19K商会排水管点検高橋完了8/20¥66,000
KM-2608128/20L食堂厨房換気相談伊藤受付8/28—
表示 12 / 12 件　※検索・絞り込みのみ動作します。登録・保存は行いません。
報告書作成を手伝うAIAI ASSIST

AIが作った文章は、人が必ず確認します。

AIは報告書の下書きを作れます。ただし、顧客名、数値、作業内容、判断、最終的な文章は担当者が確認します。AIに仕事を丸投げせず、時間のかかる部分だけ手伝ってもらいます。

01 現場メモ

「8/20 A商店 業務用エアコン冷えない。室外機確認。フィルター汚れ大。清掃後正常。次回点検推奨。」

02 AIによる報告書案

作業報告（案）

8月20日、A商店様の業務用エアコンについて冷房不良の点検を実施しました。室外機およびフィルターを確認し…

AI作成・未確認
03 担当者が確認・修正

✓ 事実・数値・顧客名を確認
✓ 表現と次回提案を修正

いつでも確認できる数字へREPORT

月末に作る資料から、
いつでも見られる数字へ

以下はすべて架空のデータです。

案件数12件
完了件数5件
平均対応期間1.4日
売上（完了分）50.6万円

問い合わせ種類

空調42%

給排水33%

点検・相談25%

担当者別の状況

佐藤 4件

高橋 4件

伊藤 4件

AIによる確認例

空調関連が42%を占めます。完了案件は短期間で対応できていますが、見積中2件の停滞理由を確認してください。架空データに基づく参考文です。

改善前と改善後BEFORE / AFTER

道具を増やすより、仕事の流れを短くする

受付紙へのメモ整理された受付情報
案件管理担当者ごとのExcelみんなで使える案件台帳
情報共有電話・LINE中心案件情報をまとめて共有
報告書一から作成AIの下書き＋人が確認
月次集計月末に手作業入力内容から自動集計
仕事の知識○○さんしか分からないマニュアル・ルールを共有
改善できそうな時間EXPECTED EFFECT

この会社の場合の想定例

事務作業の想定月80時間月35時間
想定削減時間月45時間

小さく試して効果を測り、社員への説明と運用の見直しを続けます。

この会社を想定した架空のデモ数値です。会社ごとに仕事の内容や効果は異なり、実際の改善効果を保証するものではありません。

大切にしている考え方 OUR APPROACH

システムを作ることが
目的ではありません。

Excelで十分ならExcel。
今使っているシステムが使えるなら、そのまま使う。
仕事のルールを揃えるだけで済むなら、新しいものは入れない。
AIが役立つところだけAIを使う。
専門性が必要なら、専門企業とも相談する。
「一番新しい方法」ではなく、「今の会社に一番合う方法」を選びます。

仕事の流れを見ると、今まで普通だと思っていた手作業の中に、改善できるところが見えてきます。

何を頼めばいいか分からなくても大丈夫です

あなたの会社では、
どの仕事に時間がかかっていますか？

「このExcelを何とかしたい」「紙の仕事を減らしたい」「○○さんしか分からない仕事がある」。その段階で構いません。今の仕事を一緒に見ながら、何が問題なのか、どこから改善するのがよいのかを整理します。

自社の仕事について相談する